Tips gerenciales para la mediana empresa 17

 La gestión de activos (II)

Tips y buenas prácticas para la gestión de activos 

¡Hola!

En la primera parte (artículo anterior) describí la gestión de activos como función gerencial y su importancia agregando algunos desafíos que cada gerente enfrenta en este tema. 
Aquí incluyo recomendaciones y mejores prácticas de la gestión de activos para tomar en cuenta, son Tips que considero fundamentales para evitar riesgos que puedan acarrear pérdidas inesperadas en la empresa.

      I. Los Tips

1. Gasta menos en almacenamiento

Los almacenes no son baratos. Un error que muchas empresas cometen es almacenar activos no utilizados o subutilizados en almacenes.
El almacenamiento es un desperdicio masivo de dinero, ya que las empresas están pagando por almacenamiento sin valor, un problema que empeora cuanto más tiempo está inactivo un activo.

La administración adecuada de activos soluciona este problema al identificar los activos en el almacenamiento de información que generan poco o ningún valor para el negocio.

La gestión de activos también se ocupa de activos menores como piezas de repuesto, que a menudo se olvidan porque parecen insignificantes. Algo tan pequeño como un tornillo de unos pocos centavos puede sumarse con el tiempo para sorprender sus finanzas de fin de año.

Con una gestión eficiente, puedes identificar cuántas piezas realmente necesita para mantener los activos de la empresa sin tener que lidiar con el exceso o la falta de existencias.

2. Mejora el flujo de caja
Siguiendo el punto anterior, pagar menos por las tarifas de almacenamiento, tu empresa tendrá más holgura financiera para gastar en otras áreas del negocio. Esto aumenta el flujo de caja, que es esencial para el crecimiento.
Dado que estás adquiriendo solo los activos que necesitas, tu empresa puede pagar las compras fácilmente y negociar mejores contratos gracias al mayor poder adquisitivo.

3. Prevención y gestión de robos

Sin gestión de activos, es casi imposible para las empresas rastrear los activos robados por empleados o clientes. 
Los grandes activos físicos como camiones o maquinaria obviamente encenderían las alarmas en el momento en que desaparezcan, pero lo que es más preocupante son los activos menores que desaparecen sin ser notados.
Un estudio reciente mostró solo un escaso 21% de los activos robados, son recuperados con éxito.
La gestión de activos implica el seguimiento y previene este problema al facilitar la detección de cuándo desaparecen las cosas, ya sean robadas o perdidas.
Los sistemas de gestión con GPS pueden identificar dónde se vio o utilizó por última vez una herramienta perdida. 
Como resultado, las empresas pueden recuperar los bienes robados rápidamente, lo que limita los costos incurridos por el robo de equipos.

4. Elimina tareas y procesos ineficientes
La gestión eficaz de activos elimina las actividades que no aportan valor a las operaciones comerciales.
Por ejemplo, si tienes miembros del personal que rastrean los números de serie todo el día, ¿no sería más efectivo en el uso de los recursos implementar escáneres automáticos y cambiar a los empleados a tareas de nivel superior?
Menos tiempo dedicado a tareas ineficientes otorga recursos adicionales para que tus empleados trabajen en tareas que generan más valor comercial.

5. Busca fiabilidad y seguridad 

Una buena política de gestión de activos defiende los procedimientos de seguridad para mantener seguros a los empleados y activos.
Cuando se capacita a los miembros del personal para manejar los activos con cuidado, la vida útil del equipo de la empresa se extiende mientras que la probabilidad de accidentes en el lugar de trabajo disminuye. Tomando en cuenta recomendaciones expertas como inspectores de seguros y en determinación de contingencias, se pueden establecer objetivos de seguridad y fiabilidad.
El mantenimiento disminuye gracias a los equipos más duraderos. Los activos confiables son ideales para las empresas, ya que ofrecen resultados con una eficiencia óptima debido al mínimo tiempo de inactividad. No tener que comprar equipos nuevos todo el tiempo para reemplazar el roto es una bendición para las finanzas de la empresa, especialmente si el activo requiere una inversión significativa.

6. Busca el apoyo de tu directorio
La gestión eficaz de activos otorga a todas las partes interesadas, información valiosa para tomar decisiones informadas con respecto a los activos, incluidos los miembros de la junta y los líderes empresariales.
Los líderes de la alta dirección entenderán por qué invertir en activos modernos es esencial, los jefes de departamento podrán cumplir mejor con los KPI y los empleados se desempeñarán mejor gracias a los equipos de trabajo de mayor calidad.
Un fuerte apoyo ejecutivo también aumenta la confianza de los inversores, ya que los accionistas ven una organización unida que se esfuerza por convertirse en la mejor en todos los aspectos comerciales influyendo en última instancia en el valor de sus acciones al despertar un mayor interés de los inversores para poner dinero en la empresa.

   II. Las mejores prácticas

1. Apunta a la eficiencia de los recursos

Es importante ser lo más eficiente posible al administrar los activos de la empresa. 
Elimina el trabajo innecesario y utiliza la tecnología para automatizar tareas repetitivas que requieren demasiado tiempo si se realizan a mano.
Refina los procesos para utilizar la menor cantidad de recursos posible identificando exactamente cuánta mano de obra y equipo requiere una tarea. El seguimiento de errores también es vital en la gestión eficaz de activos.
No importa cuán capacitados y experimentados sean tus empleados, los errores ocurrirán, y es tu responsabilidad asegurarte de que no afecten significativamente a los activos de la empresa. 
Si las tareas involucran a muchos empleados, pero producen resultados similares al trabajo de una o dos personas, has identificado el trabajo doble y debes corregir.
Cuanto más se espera para revisar el estado de un equipo, más probable es que se descomponga inesperadamente e interrumpa los procesos de la empresa.
Las evaluaciones también deben complementarse con los KPI correctos. Algunos ejemplos de KPI que puede implementar incluyen:

·        Número de activos que necesitan inspecciones
·        Número de activos que llegan al final de su vida útil
·        Número de activos con números de serie incorrectos o desconocidos
·        Fiabilidad de los activos
·        Rendimiento de los activos a lo largo del tiempo

Una vez más, la tecnología es una necesidad si desea monitorear el uso de recursos de manera eficiente.

2. No te confundas entre activo e inventario

A medida que el negocio crece, notarás que la gestión de activos e inventario a menudo se cruzan, lo que puede ser confuso al principio. 
Los activos y el inventario son fundamentalmente diferentes, pero pueden cruzarse en algunos casos. 
Considera una empresa que alquila equipos (por ejemplo, servidores, maquinaria) a sus clientes. El seguimiento y la gestión del equipo alquilado ahora se consideran parte de la gestión de activos, incluso si antes se clasificaba como inventario.
Conocer la diferencia entre los dos puede evitar que tu organización mida métricas inexactas y tome decisiones equivocadas.

3. Prioriza las decisiones que generan el mejor ROI (Retorno sobre la Inversión)
Cada organización quiere maximizar el ROI de sus inversiones, incluidos los activos de la empresa.
Con una gestión adecuada, puedes realizar compras informadas gracias a un mayor conocimiento de los activos.
Tu negocio también se beneficiará con activos costosos de alta calidad a medida que los equipos de mantenimiento encuentren más fácil dar servicio a los equipos de la empresa y permitan un rendimiento óptimo.
Al mejorar la calidad de los activos en toda su empresa, los empleados pueden lograr la máxima productividad gracias a herramientas de trabajo más eficientes. No solo trabajan más rápido, sino que serán más felices en el trabajo, ya que pueden trabajar en tareas emocionantes en lugar de mirar las máquinas todo el día.
Los equipos modernos están diseñados para eliminar el desperdicio, lo que aumenta aún más el ROI, además de mejorar los esfuerzos de sostenibilidad.

4. Invierte en la tecnología adecuada

Los datos son el componente central de cualquier programa exitoso de gestión de activos. La información hace que el monitoreo de activos funcione, y sería difícil administrarla de manera efectiva sin usar las herramientas adecuadas para ayudarlo.

5. Asegura tus activos

Reforzar y dar entrenamiento sobre la seguridad es otro componente esencial de la gestión de activos. Debes implementar controles de autorización estrictos para activos críticos o valiosos para el negocio que requieren experiencia para utilizar.
Por ejemplo, la maquinaria pesada no debe ser operada por personal fuera del equipo de construcción para evitar robos y daños en el equipo.
Considera también limitar el acceso a ciertas áreas de su almacén e implementar niveles de acceso (por ejemplo, identificaciones de empleados) para fortalecer aún más la seguridad.
Otorgar a todos acceso sin restricciones puede arruinar sus políticas de administración de activos cuando el equipo de la empresa se mueve constantemente sin un seguimiento adecuado.
También puedes emplear medidas de seguridad física como cerraduras en el equipo de la empresa para disuadir el robo.
Los CCTV (Circuito cerrado de televisión o video) siempre son una buena idea, especialmente en áreas restringidas y de alto tráfico.

6. Elabora y da el seguimiento a un plan de contingencia
No importa qué tan bien estructures la gestión de activos, las cosas no saldrán como se esperaba de vez en cuando lo que podría implicar crisis de difícil manejo y compromiso de la imagen de tu empresa.
Lo que separa a las empresas excelentes de las mediocres es su capacidad para adaptarse a escenarios inesperados, y eso comienza con un plan de contingencia.
Un buen plan de contingencia cubre problemas comunes en el lugar de trabajo, identifica a las partes interesadas afectadas y propone soluciones realistas para limitar el daño.

¡Suerte!

Fuentes:

https://gocodes.com/

Compárate Finance Institute® https://corporatefinanceinstitute.com/

https://kissflow.com/finance/asset-management/what-is-asset-management/#wiki

Tips gerenciales para mediana empresa 16

                          La gestión de activos (I)           

La importancia de la gestión de activos para lograr ventajas competitivas y rentabilidad

¡Hola!

Este artículo que tiene 2 partes, y se refiere a la responsabilidad gerencial para con los activos en general que posee la empresa.

Para las grandes corporaciones que ya tienen un “know-how” sobre la gestión que incluso esta adecuadamente establecida y actualizada en los diversos manuales de procedimientos y en general en todo el “compliance” de la empresa (aunque de aquí surgen crisis impensadas muchas veces), este tema no es un gran problema 

Son las empresas menores que, con recursos más modestos y pese a tener equipos gerenciales muy bien enfocados y dispuestos a hacer bien las cosas, al final del día, deben repartir su tiempo entre las cosas urgentes y las muy importantes, dejando a veces otros temas no atendidos como se debe y que están en el ambito de la gestión de activos.

Describiré a grandes rasgos, los temas de la gestión de activos que tú, como gerente, sabrás evaluar en tu empresa, midiendo los riesgos para determinar cuáles son los más relevantes en tu propia gestión.

Definiciones

La gestión de activos es la función de administrar y operar los bienes y derechos con valor monetario de una empresa. Para el CEO, tiene la misma importancia y prioridad que sus otras responsabilidades como las de producir, vender y obtener ganancias.

En efecto, los gerentes de empresas, no importa si dirigen grandes corporaciones o empresas menores en tamaño, deben tener claro que, en la priorización del uso de su tiempo y de su equipo, debe tener en cuenta la gerencia eficaz y eficiente de todos los activos y derechos de la empresa ya que los dueños o accionistas de ésta, a través del directorio, se los están poniendo bajo su cuidado.

No llevar a cabo una gestión profesional de los activos, podría generar el riesgo de ocasionar ineficiencias y pérdidas importantes para la empresa.

Para este fin, el término activo incluye a cualquier cosa de propiedad legal de las organizaciones y que se utiliza en sus operaciones. 

Algunos ejemplos de activos comunes de la empresa incluyen: computadoras, máquinaria y equipo y otras maquinas, también escritorios, sillas y documentos, hardware y software, repuestos, montacargas, vehículos de la empresa y otros.

También los llamados intangibles como la marcas, patentes, royalties, dinero, acciones, documentos por cobrar y otros son activos que deben ser adecuadamente gestionados. 

En este sentido, los empleados y el capital también deben ser considerados activos de la empresa.

Asume que estás dirigiendo una empresa de logística y que los vehículos de la empresa se descomponen debido a la edad. ¿Cuánto se pierde en ganancias y costos de mantenimiento de emergencia?

Aparte de los costos de reparación de los activos, existen también las pérdidas potenciales por robo o el bajo rendimiento del negocio como resultado de activos desgastados. Estas fugas de costos se acumulan rápidamente, y antes de que te des cuenta, estás pagando millones debido a la mala gestión de los activos.

Asimismo, las estadísticas demuestran que las empresas en general ya están perdiendo $ 1.1 billones cada año por la distorsión del inventario, por lo que no es prudente empeorar el problema con prácticas de gestión de activos deficientes.

La gestión adecuada de los activos implica adoptar un enfoque sistemático para mantener los activos de modo que proporcionen un valor óptimo durante el mayor tiempo posible. Esto reduce el gasto en activos y aumenta el rendimiento del trabajo a través de equipos de alta calidad.

Los buenos transportistas, armadores, empresas aéreas, las grandes empresas mineras e industriales que utilizan activos costosos y sofisticados, saben muy bien que, para optimizar la inversión de su activo principal de explotación, este debe estar operando, si es posible 24/7, por lo que es fundamental efectuar un mantenimiento predictivo, preventivo y correctivo muy profesional, adecuado, y eficiente. 

Las empresas deben tener una estrategia integral para invertir, operar, mantener y actualizar o descartar activos.

Diseñar un plan de uso para los activos, puede mejorar su vida útil, incluso para otros menores como bolígrafos y martillos. Esto puede parecer ocioso, pero administrar los activos hasta el más mínimo detalle le ahorrará a tu negocio mucho de dinero y dolores de cabeza en el futuro.

Desafíos

Como se pueden imaginar, existe una enorme cantidad de problemas que debe enfrentar un CEO o un gerente cuando se trata de los activos que debe “cuidar”, lo que hace que su gestión sea muy complicada, a menos que tenga un método eficaz y una delegación adecuada.

Les describo a continuación, varios desafíos que, de no resolverse, impedirían el adecuado rendimiento del negocio:

1. Mantenimiento del tiempo de actividad de los activos

Invertir en los vehículos y la maquinaria adecuados es solo una parte de la historia. El otro factor para tener en cuenta es el tiempo de actividad de sus activos.

La pérdida financiera innecesaria no es el único impacto de un tiempo de actividad deficiente. Cuando sus activos fallan, sus empleados no pueden trabajar, lo que afecta a los clientes ya que no pueden obtener lo que quieren a tiempo.

Los costos de tiempo de inactividad mencionados anteriormente ahora se amplifican a medida que pierde clientes y paga por el tiempo de inactividad además de las costosas tarifas de reparación.

La solución es identificar los problemas que afectan a los activos físicos antes de que causen tiempo de inactividad. Puede evitar el tiempo de inactividad con programas de mantenimiento consistentes o, mejor aún, a través del mantenimiento predictivo utilizando tecnología.

Algunas señales para tener en cuenta incluyen piezas desgastadas, rendimiento de activos de calidad inferior y mayores costos operativos.

2. Mantenimiento y reemplazo de activos rentables

Las empresas deben evaluar si un activo debe continuar manteniéndose o no. A veces, invertir en equipos nuevos puede tener un mejor retorno de la inversión que facturar múltiples programas de mantenimiento.

Por ejemplo, si desea reparar un vehículo de la empresa dañado, ¿tendría más sentido comprar uno nuevo después de tener en cuenta el kilometraje de su vehículo existente, los costos de reparación y el rendimiento posterior al mantenimiento?

El desafío aquí surge del conocimiento y la visibilidad limitados cuando se trata del mantenimiento de activos. Muchas empresas todavía utilizan una inspección manual para rastrear sus activos.

Si bien esto no es incorrecto per se, se necesita mucho tiempo y esfuerzo para hacerlo: los trabajadores pueden incluso perder detalles importantes al evaluar los activos de la empresa.

Otro cuello de botella común es cuando las empresas no están seguras de si deshacerse de un activo o no. Contrariamente a la creencia popular, los activos que llegan al final de su vida útil continúan funcionando, aunque ofrecerán rendimientos menos que óptimos.

3. Costo total de propiedad

Una de las razones por las que las empresas luchan por administrar sus activos proviene de no comprender el costo total de propiedad (TCP).

TCO es el precio de compra de un activo sumado con el costo total de operación, pero hay otras variables clave a considerar, incluido el valor de reventa, el seguro y las tarifas de capacitación de los empleados que las empresas pueden haber pasado por alto, lo que difumina sus cálculos de TCO. No administrar su TCO conduce a gastos desperdiciados.

4. Dificil ubicación de los activos

Las empresas se esfuerzan al determinar la calidad y el rendimiento del activo porque hay demasiadas cosas de las que hacer un seguimiento, mucho más allá de las capacidades de los empleados, lo que hace que ubicar y cotejar los activos sea deficiente y se traduzca en una mala visivilidad.

Este problema es evidente cuando se habla de números de serie o de modelo para equipos de la empresa. Su personal no puede rastrear los códigos numéricos todo el día sin perder productividad debido a la naturaleza tediosa del trabajo.

La mala visibilidad de los activos también afecta el movimiento de activos tangibles que se comparten entre ubicaciones.

5. Tomar decisiones de compra de activos

Los principales activos de la empresa requieren una cantidad significativa de capital para comprar, lo que puede afectar sus resultados. Gestionarlos se convierte en un desafío cuesta arriba porque los presupuestos de la empresa deben equilibrarse bien entre los costos de inversión y el ROI que requieren los propietarios.

Comprensiblemente, los líderes empresariales no quieren gastar dinero innecesario. Sin embargo, esta posición puede afectar a los empleados de nivel inferior que necesitan equipos mejores y modernos para trabajar mejor.

En la segunda parte veremos unos interesantes tips con respecto a este tema.

Fuentes:

https://gocodes.com/

Compárate Finance Institute® https://corporatefinanceinstitute.com/

https://kissflow.com/finance/asset-management/what-is-asset-management/#wiki

Tips gerenciales para mediana empresa 15

 La importancia relativa del presupuesto en la empresa 

El presupuesto es una de las herramientas que te ayudarán a lograr a los objetivos de la empresa, pero debe ser utilizada de una manera práctica y flexible

¡Hola!

Es muy difícil encontrar empresas grandes que no tengan un presupuesto anual que refleje el planeamiento de la empresa. Sin presupuesto pareciera imposible asignar los recursos económicos durante el desarrollo y venta de los productos o servicios. Por otro lado, son muy pocas las pequeñas empresas que se pueden dar el lujo de implementar presupuestos que formalicen y controlen el avance de su plan estratégico.

La mayoría de las grandes corporaciones tiene implementado algún sistema de planeamiento estratégico que incluye la definición de objetivos de largo, mediano y corto plazo. Estos incluyen sofisticados procesos que conforman el presupuesto oficial con toda la información necesaria para asignar recursos y emitir proyecciones de los estados financieros e indicadores clave de gestión para la empresa en general y para cada una de sus afiliadas.

Las afiliadas a su vez repiten lo que les toca y utilizan las mismas herramientas a fin de que la principal compile todos los resultados reales y los confronten con el presupuesto y así efectúen el control y las correcciones aplicables. No habría otra forma para controlar que las cifras reales estén en línea con las proyecciones que la misma corporación impone en base a su plan estratégico.

Cuando las empresas son menos grandes que las corporaciones, estas pueden decidir el grado de complejidad que requieren con respecto a la plataforma para su planeamiento y control presupuestario. Esta es una decisión muy delicada, ya que la elección que se haga podría significar para un gran número de personas que conforman el equipo gerencial, un nivel de estrés importante tanto en el periodo de formulación como en el de ejecución del presupuesto.

He meditado mucho sobre este tema y personalmente considero que, si los objetivos y los plazos para alcanzarlos son claros para todos los involucrados, entonces no es imprescindible que se tenga un sistema de presupuesto muy complejo y detallado.

En el pasado he tenido la oportunidad de manejar diferentes plataformas de formulación y seguimiento presupuestal, desde los básicos Excel, hasta los más intrincados módulos de planeamiento SAP y otros que se podrían considerar que están alrededor de un justo medio.

Siempre me he preguntado si un sistema presupuestario debe ser rígido o si hay formas de hacerlo más flexible y fácil de manejar. Un elemento para considerar es que muchos de los fundamentos de un plan pueden variar en el tiempo y conllevar en muchos casos a un replanteamiento de todo o parte del planeamiento estratégico.

En el año 2003 apareció en el Harvard Business Review un artículo de los autores Jeremy Hope y Robin Fraser que postula a que las empresas no requieren de presupuestos y que a través de una amplia descentralización se pueden lograr los objetivos sin requerir de esta herramienta.

Aunque el artículo se convirtió en libro y aún tiene seguidores (“Beyond Budgeting”), lo cierto es que, pasados 20 años, el presupuesto sigue vigente como método de control en la mayoría de las empresas, pero tal vez lo que se ha ganado es lograr una mayor flexibilidad, sobre todo en los procedimientos de asignación de metas diminutas y control de gastos en las corporaciones más modernas.

En mi opinión, el presupuesto debe existir, pero a través de un sistema de control y seguimiento que sea el adecuado según el tamaño, perfil y necesidades de la empresa y esto por supuesto va en contra de implementar “paquetes” preestablecidos porque podría generarse el riesgo de sobre burocratizar a la empresa y alimentar innecesariamente el estrés entre el personal.

En los últimos años, se ha puesto el foco en la definición de los objetivos más que en el sistema de seguimiento o control. Yo pienso que es correcto que un Directorio, el CEO y el equipo gerencial sepan a donde se debe dirigirse la empresa en el corto, mediano y largo plazo y qué se debe hacer para lograrlo. Lo fundamental es que los objetivos y cómo lograrlos deben estar claramente definidos, acordados y formalizados por escrito.

La responsabilidad del CEO de lograr los resultados proyectados incluidos en las metas de la empresa y en el plazo requerido, puede ser compartida con los responsables de cada área, en la medida que estos puedan manejarse con flexibilidad y buscando los indicadores clave que se les asigne.

Si una empresa tiene como meta ser el segundo jugador al final del año, puede establecerla fijando un volumen o monto de ventas inferior que el primer jugador del mercado, pero superior al tercero del mercado, entonces se tendrá la meta de ventas para el periodo presupuestal.

A partir de esa meta, se define el monto de resultados que los accionistas requieren y se fija un porcentaje de utilidad o de EBITDA (el que se desee) y finalmente y utilizando la información del modelo de negocio y del Business Plan, se asignan indicadores clave de performance (KPI) para cada responsable de área, y de ahí el control debería ser muy sencillo. Cada mes, el CEO comparará los KPI reales con los presupuestados y se gestionará la desviación.

Los temas como la segregación de gastos por conceptos, líneas de producto, margen de productos y similares, deberían en mi opinión, ser dejados a la libertad del CEO por parte del directorio, y ser este mismo CEO (de acuerdo con su propio criterio) el que decida los niveles de desagregar los objetivos a través de metas menores para las distintas áreas de la empresa.

Aquí el concepto clave sería lo que en inglés se llama “accountability” que es algo así como la condición que tenemos para ser responsables por nuestros actos. Cada gerente será responsable de los indicadores de gestión asignados, dándole el empoderamiento para lograr estos.

Por supuesto que es importante el seguimiento y la oportuna corrección de las acciones en caso de que los resultados reales experimenten desviaciones que se deben explicar o corregir.

La contabilidad ayudará a sumar los grandes números y hacer el análisis de las cifras reales, pero esto no significa asignar un monto de presupuesto para cada producto que se venda, para cada costo y para cada gasto, ya que este ejercicio distraerá recursos importantes de la empresa, que, bajo el concepto de costo de oportunidad, podrían ser usados para algo más productivo.

Si existe un business plan es posible que no se requiera un presupuesto, porque estaríamos hablando de lo mismo. El presupuesto y el business plan son para un CEO, como un mapa para un viajero, hace más eficiente el logro de sus resultados y ayuda a corregir en caso de desviaciones. No hay necesidad de utilizar 2 mapas que te lleven al mismo lugar.

Lo importante y fundamental está en la formulación de las metas y objetivos ya que tanto el business plan como el presupuesto, en su concepción más básica, ayudan a determinar tanto las variaciones como la corrección que se debe hacer a los resultados reales. 

Considero que no debe haber procesos estresantes y que las empresas pueden adoptar un sistema de control presupuestario simple, y en la medida que los fundamentos de los objetivos del plan estratégico estén claros, se podrá confiar que el valor agregado real que se logre por encima del plan sirva para financiar operaciones, expandirse o generar ingresos adicionales a lo esperado para los accionistas.

Tips gerenciales para mediana empresa 14

Mantener un buen trato a los proveedores no solo es lo correcto, sino que mejorará la imagen y futuro de tu empresa 

El proveedor, visto como socio de negocios, es clave para tu modelo de negocio y lo que lo afecte afectará también a tus operaciones

¡Hola!

Los que hemos tenido que participar en comités de crisis, de esos que tienen incluso abogados y expertos en comunicación, sabemos de la importancia de tener a los proveedores del lado de la empresa y muchos problemas pueden evitarse con una cultura de comunicación abierta y trato amable.

No solo es un tema de empatía, ya que nosotros somos a la vez proveedores y quisiéramos un buen trato por parte de nuestros clientes, sino que también es un asunto de prevención.

La compra de productos y servicios es una función elemental en una empresa, en especial hoy en día, que con el internet y las mejoras en las comunicaciones comprar pareciera que se vuelve cada vez más fácil.

Sin embargo, son las excepciones y los problemas los que nos indican que es importante hacer entender a nuestros proveedores que los consideramos nuestros socios estratégicos.

Una buena relación con el proveedor ayuda mucho en situaciones como:

• Nuestra necesidad de postergar los pagos e incumplir con los términos acordados en los pedidos de compra en caso de necesidad imperiosa.
• Calidad de productos recibidos inadecuada.
• Componentes obsoletos.
• Incrementos sorpresivos de precios; y otros más.

Para enfrentar estos asuntos es muy importante que las relaciones entre la empresa y el proveedor estén bien y la comunicación sea fluida y abierta. 

Mantener buenas relaciones con el proveedor con quien se tiene un contacto cotidiano, significa una relación estrecha entre las dos partes que beneficia a ambos. No tener buenas relaciones con el proveedor a menudo puede llevar a conflictos y los conflictos son ciertamente costosos.

Para lograr una mejor relación, ambas partes (empresa y proveedor) deben tener claro lo que a cada uno le corresponde y que la relación debe basarse en factores éticos fundamentales, como sigue:

Obligaciones de los proveedores

1.       Ofrecer la mejor combinación de valor de los productos y/o servicios que oferta.

2.       Calidad de acuerdo con lo ofrecido y aceptado por la empresa.

3.       Puntualidad en la entrega del bien o servicio.

4.       Capacidad de innovación o adaptación.

5.       Tener estándares éticos y de cumplimiento en línea con la empresa que contrata.

6.       Cumplir con sus compromisos financieros y legales.

Obligaciones de la empresa

1.       Tener una política de buen trato a los proveedores.

2.       Ser objetivo en el proceso de selección.

3.       Ser transparente en toda la relación.

4.       Pagar oportunamente.

5.       Acompañar al proveedor en el desarrollo de las mejores prácticas.

6.       Ser flexible (ser capaz de adaptar su conducta de acuerdo con las circunstancias).

"Cuida a tus proveedores como te cuidas a ti mismo" implica proponer a las empresas una mirada estratégica para con sus proveedores, que llegue a niveles de equilibrio en las relaciones que se establecen, con el objetivo de cuidar el valor que esa relación aporta a la marca, a la calidad y a la atención del cliente.

Trata a tu proveedor como un aliado estratégico, ya que un buen proveedor es aquel que nos entrega un producto en las mejores condiciones, y que nos permite quedar bien con nuestros propios clientes.

Ojo, que el precio bajo no es la única variable que se debe tener en cuenta para cerrar el trato con un proveedor. Si el proveedor se ve a sí mismo como un aliado estratégico de tu empresa, tal vez pueda darte productos con mejores condiciones, de precio, plazo de entrega y de pago, pedido mínimo, etc. Apóyate en el proveedor para contar con capital de trabajo en la medida de lo posible.

Por ningún motivo debes incurrir en la práctica de pagarle tarde, mal o nunca sin haberlo antes negociado con el proveedor. Recuerda que los socios valiosos tienen que conservarse y en consecuencia, se le debe pagar exactamente de acuerdo con las condiciones pactadas al momento del pedido y si hay excepciones estas deberán solucionarse con conversaciones directas y negociaciones del tipo win-win.

Por ejemplo, si hay un problema de pagos a la vista, tienes que ofrecerle un cronograma a tu proveedor, para que sepa cuándo puede retirar su dinero. Lo peor que puedes hacer es no informarle. La postergación del pago a los proveedores es una típica alternativa usada por muchas empresas para aliviar la presión de caja.

La comunicación de una empresa no puede estar sólo basada en lo que se hace de cara a los clientes. Los proveedores son igual de importantes porque para fines de tu modelo de negocio son, en muchos casos, tú mismo.

En la negociación con proveedores, tanto ellos como la compañía conocen el terreno, y se supone que queremos que la relación continúe hacia el futuro, así que lo más sensato es procurar que las dos partes estén conformes.

Si se le considera al proveedor una entidad estratégica, un aliado o hasta un socio, no sólo las relaciones mejorarán, lo que ya de por sí creará un sin fin de posibilidades, en los ámbitos de la seguridad, salud, confiabilidad, redundando todo ello, en clientes más fieles al consumo ordenado y consecuente. 

Mantente cercano al proveedor y participa en encuentros cara a cara con él regularmente, y trata también de ofrecerle información actualizada sobre las incidencias con sus suministros. De esta forma las relaciones entre ambos serán claras y saludables.