Tips gerenciales para la mediana empresa 17

 La gestión de activos (II)

Tips y buenas prácticas para la gestión de activos 

¡Hola!

En la primera parte (artículo anterior) describí la gestión de activos como función gerencial y su importancia agregando algunos desafíos que cada gerente enfrenta en este tema. 
Aquí incluyo recomendaciones y mejores prácticas de la gestión de activos para tomar en cuenta, son Tips que considero fundamentales para evitar riesgos que puedan acarrear pérdidas inesperadas en la empresa.

      I. Los Tips

1. Gasta menos en almacenamiento

Los almacenes no son baratos. Un error que muchas empresas cometen es almacenar activos no utilizados o subutilizados en almacenes.
El almacenamiento es un desperdicio masivo de dinero, ya que las empresas están pagando por almacenamiento sin valor, un problema que empeora cuanto más tiempo está inactivo un activo.

La administración adecuada de activos soluciona este problema al identificar los activos en el almacenamiento de información que generan poco o ningún valor para el negocio.

La gestión de activos también se ocupa de activos menores como piezas de repuesto, que a menudo se olvidan porque parecen insignificantes. Algo tan pequeño como un tornillo de unos pocos centavos puede sumarse con el tiempo para sorprender sus finanzas de fin de año.

Con una gestión eficiente, puedes identificar cuántas piezas realmente necesita para mantener los activos de la empresa sin tener que lidiar con el exceso o la falta de existencias.

2. Mejora el flujo de caja
Siguiendo el punto anterior, pagar menos por las tarifas de almacenamiento, tu empresa tendrá más holgura financiera para gastar en otras áreas del negocio. Esto aumenta el flujo de caja, que es esencial para el crecimiento.
Dado que estás adquiriendo solo los activos que necesitas, tu empresa puede pagar las compras fácilmente y negociar mejores contratos gracias al mayor poder adquisitivo.

3. Prevención y gestión de robos

Sin gestión de activos, es casi imposible para las empresas rastrear los activos robados por empleados o clientes. 
Los grandes activos físicos como camiones o maquinaria obviamente encenderían las alarmas en el momento en que desaparezcan, pero lo que es más preocupante son los activos menores que desaparecen sin ser notados.
Un estudio reciente mostró solo un escaso 21% de los activos robados, son recuperados con éxito.
La gestión de activos implica el seguimiento y previene este problema al facilitar la detección de cuándo desaparecen las cosas, ya sean robadas o perdidas.
Los sistemas de gestión con GPS pueden identificar dónde se vio o utilizó por última vez una herramienta perdida. 
Como resultado, las empresas pueden recuperar los bienes robados rápidamente, lo que limita los costos incurridos por el robo de equipos.

4. Elimina tareas y procesos ineficientes
La gestión eficaz de activos elimina las actividades que no aportan valor a las operaciones comerciales.
Por ejemplo, si tienes miembros del personal que rastrean los números de serie todo el día, ¿no sería más efectivo en el uso de los recursos implementar escáneres automáticos y cambiar a los empleados a tareas de nivel superior?
Menos tiempo dedicado a tareas ineficientes otorga recursos adicionales para que tus empleados trabajen en tareas que generan más valor comercial.

5. Busca fiabilidad y seguridad 

Una buena política de gestión de activos defiende los procedimientos de seguridad para mantener seguros a los empleados y activos.
Cuando se capacita a los miembros del personal para manejar los activos con cuidado, la vida útil del equipo de la empresa se extiende mientras que la probabilidad de accidentes en el lugar de trabajo disminuye. Tomando en cuenta recomendaciones expertas como inspectores de seguros y en determinación de contingencias, se pueden establecer objetivos de seguridad y fiabilidad.
El mantenimiento disminuye gracias a los equipos más duraderos. Los activos confiables son ideales para las empresas, ya que ofrecen resultados con una eficiencia óptima debido al mínimo tiempo de inactividad. No tener que comprar equipos nuevos todo el tiempo para reemplazar el roto es una bendición para las finanzas de la empresa, especialmente si el activo requiere una inversión significativa.

6. Busca el apoyo de tu directorio
La gestión eficaz de activos otorga a todas las partes interesadas, información valiosa para tomar decisiones informadas con respecto a los activos, incluidos los miembros de la junta y los líderes empresariales.
Los líderes de la alta dirección entenderán por qué invertir en activos modernos es esencial, los jefes de departamento podrán cumplir mejor con los KPI y los empleados se desempeñarán mejor gracias a los equipos de trabajo de mayor calidad.
Un fuerte apoyo ejecutivo también aumenta la confianza de los inversores, ya que los accionistas ven una organización unida que se esfuerza por convertirse en la mejor en todos los aspectos comerciales influyendo en última instancia en el valor de sus acciones al despertar un mayor interés de los inversores para poner dinero en la empresa.

   II. Las mejores prácticas

1. Apunta a la eficiencia de los recursos

Es importante ser lo más eficiente posible al administrar los activos de la empresa. 
Elimina el trabajo innecesario y utiliza la tecnología para automatizar tareas repetitivas que requieren demasiado tiempo si se realizan a mano.
Refina los procesos para utilizar la menor cantidad de recursos posible identificando exactamente cuánta mano de obra y equipo requiere una tarea. El seguimiento de errores también es vital en la gestión eficaz de activos.
No importa cuán capacitados y experimentados sean tus empleados, los errores ocurrirán, y es tu responsabilidad asegurarte de que no afecten significativamente a los activos de la empresa. 
Si las tareas involucran a muchos empleados, pero producen resultados similares al trabajo de una o dos personas, has identificado el trabajo doble y debes corregir.
Cuanto más se espera para revisar el estado de un equipo, más probable es que se descomponga inesperadamente e interrumpa los procesos de la empresa.
Las evaluaciones también deben complementarse con los KPI correctos. Algunos ejemplos de KPI que puede implementar incluyen:

·        Número de activos que necesitan inspecciones
·        Número de activos que llegan al final de su vida útil
·        Número de activos con números de serie incorrectos o desconocidos
·        Fiabilidad de los activos
·        Rendimiento de los activos a lo largo del tiempo

Una vez más, la tecnología es una necesidad si desea monitorear el uso de recursos de manera eficiente.

2. No te confundas entre activo e inventario

A medida que el negocio crece, notarás que la gestión de activos e inventario a menudo se cruzan, lo que puede ser confuso al principio. 
Los activos y el inventario son fundamentalmente diferentes, pero pueden cruzarse en algunos casos. 
Considera una empresa que alquila equipos (por ejemplo, servidores, maquinaria) a sus clientes. El seguimiento y la gestión del equipo alquilado ahora se consideran parte de la gestión de activos, incluso si antes se clasificaba como inventario.
Conocer la diferencia entre los dos puede evitar que tu organización mida métricas inexactas y tome decisiones equivocadas.

3. Prioriza las decisiones que generan el mejor ROI (Retorno sobre la Inversión)
Cada organización quiere maximizar el ROI de sus inversiones, incluidos los activos de la empresa.
Con una gestión adecuada, puedes realizar compras informadas gracias a un mayor conocimiento de los activos.
Tu negocio también se beneficiará con activos costosos de alta calidad a medida que los equipos de mantenimiento encuentren más fácil dar servicio a los equipos de la empresa y permitan un rendimiento óptimo.
Al mejorar la calidad de los activos en toda su empresa, los empleados pueden lograr la máxima productividad gracias a herramientas de trabajo más eficientes. No solo trabajan más rápido, sino que serán más felices en el trabajo, ya que pueden trabajar en tareas emocionantes en lugar de mirar las máquinas todo el día.
Los equipos modernos están diseñados para eliminar el desperdicio, lo que aumenta aún más el ROI, además de mejorar los esfuerzos de sostenibilidad.

4. Invierte en la tecnología adecuada

Los datos son el componente central de cualquier programa exitoso de gestión de activos. La información hace que el monitoreo de activos funcione, y sería difícil administrarla de manera efectiva sin usar las herramientas adecuadas para ayudarlo.

5. Asegura tus activos

Reforzar y dar entrenamiento sobre la seguridad es otro componente esencial de la gestión de activos. Debes implementar controles de autorización estrictos para activos críticos o valiosos para el negocio que requieren experiencia para utilizar.
Por ejemplo, la maquinaria pesada no debe ser operada por personal fuera del equipo de construcción para evitar robos y daños en el equipo.
Considera también limitar el acceso a ciertas áreas de su almacén e implementar niveles de acceso (por ejemplo, identificaciones de empleados) para fortalecer aún más la seguridad.
Otorgar a todos acceso sin restricciones puede arruinar sus políticas de administración de activos cuando el equipo de la empresa se mueve constantemente sin un seguimiento adecuado.
También puedes emplear medidas de seguridad física como cerraduras en el equipo de la empresa para disuadir el robo.
Los CCTV (Circuito cerrado de televisión o video) siempre son una buena idea, especialmente en áreas restringidas y de alto tráfico.

6. Elabora y da el seguimiento a un plan de contingencia
No importa qué tan bien estructures la gestión de activos, las cosas no saldrán como se esperaba de vez en cuando lo que podría implicar crisis de difícil manejo y compromiso de la imagen de tu empresa.
Lo que separa a las empresas excelentes de las mediocres es su capacidad para adaptarse a escenarios inesperados, y eso comienza con un plan de contingencia.
Un buen plan de contingencia cubre problemas comunes en el lugar de trabajo, identifica a las partes interesadas afectadas y propone soluciones realistas para limitar el daño.

¡Suerte!

Fuentes:

https://gocodes.com/

Compárate Finance Institute® https://corporatefinanceinstitute.com/

https://kissflow.com/finance/asset-management/what-is-asset-management/#wiki