El paquete de presentación de la Gerencia al Directorio
¿Cómo planear el paquete de información para el Directorio de la empresa?
¡Hola!
Los
directores de las empresas no son los mismos de antes (me refiero a 20 o 30
años atrás), en que se planeaba una junta de directores y en muchos casos era
el gerente general o CEO la voz cantante que daba cuenta de sus resultados, de
su estrategia y de sus proyecciones. En ese entonces, los miembros del directorio
hacían las veces de un “coach” que apoyaba y aprobaba o en ciertos casos
limitaba y rechazaba los planes, pero no asumía mayores responsabilidades por
sus actuaciones, salvo la legal de representar a la empresa.
Han tenido que suceder muchas cosas en el camino para que se realice un cambio sustancial en el entendimiento de la verdadera función de un director y en general del directorio como un órgano colegiado de la empresa. La evolución o modernización de las prácticas ejecutivas y gerenciales incluyeron muchos cambios en lo que a responsabilidad del directorio se trata.
En efecto, y como consecuencia de lamentables sucesos causados en empresas muy grandes por parte de CEO muy empoderados y no necesariamente éticos por un lado, y por otro lado juntas de directorio muy poco responsables y hasta ajenas a los destinos de la empresa; se tuvieron que desarrollar reglas, leyes y principios donde la principal responsabilidad de la empresa estuviera en los “hombros” del Directorio, como ente representante de los accionistas. También se limitaron las prerrogativas de los gerentes generales o CEO para que éstos den cuenta de su actuación ante el directorio de la empresa.
En las corporaciones de hoy en día, todos los directores son muy profesionales, responsables y enterados de todo lo relevante que sucede en la empresa y, aunque representen los intereses específicos de ciertos accionistas, su labor es bastante independiente y suelen tomar decisiones en base a criterios concretos y pensando en la empresa. Inclusive son cada vez más los directorios que incluyen directores independientes que son incorporados porque no representan específicamente a ningún accionista en especial, lo que le da libertad de opinión y un gran equilibrio a la junta.
Así las cosas, el mundo empresarial evolucionó y en todas las corporaciones se implementaron los cambios necesarios para que el directorio y el CEO respectivamente, cumplan su rol en base a un sistema de rendición de cuentas muy estructurado que se denominó Gobierno Corporativo.
Dentro de todas las actividades que un buen Gobierno Corporativo exige, está el efectivo reporte que el CEO o gerente debe efectuar en cada una de las juntas de directorio.
Se
dice que el paquete de información para una junta debe contener lo esencial.
Muchas juntas de directorio se llevan a cabo 3 o 4 veces en el año. Los elementos comúnmente incluidos para un directorio son:
-
Agenda
-
Actas de reuniones anteriores
-
Documentos de respaldo para aprobaciones
-
Actualizaciones (propiamente el paquete del
directorio preparado por el equipo gerencial y presentado por el gerente o CEO)
-
Informes de avance del proyecto
-
Informes del comité de la junta
- Elementos de acción
A
continuación, enumero algunos Tips que, de acuerdo a mi propia experiencia, considero que son muy
eficaces para lograr presentaciones al directorio ganadoras y eficientes. Mis
sugerencias son tanto válidas para lograr una buena presentación como para
preparar el paquete para la junta.
Personaliza el paquete: Hoy en día un paquete de presentación ya no debería limitarse a un PowerPoint o a un Excel, pese a que estas herramientas de Microsoft son aún imbatibles para estos y muchos otros propósitos.
Herramientas
como Klipfolio, Cyfe y otras proporcionan visualizaciones tipo “dashboard”
(control de mando) con información en línea muy adaptables a diferentes
públicos que pueden ser útiles.
Sin embargo, si tu empresa es mediana y el equipo de apoyo para la junta, es limitado, hay
que ser prácticos y tener solamente un muy buen set de cuadros en un paquete que sea visualmente agradable, claro y efectivo para el directorio.
No
considero recomendable que un experto en sistemas “customice” el set de cuadros
que conforma el paquete porque es mejor que cada uno mantenga su independencia
y puede ser peligroso pues habrá mucha información confidencial.
Debes
considerar que cada uno de los directores puede ser a la vez director en otras
empresas y para ellos el paquete no debería ser un tema de entrenamiento
sofisticado, sino más bien sencillo de seguir.
Debes presentar la información en un formato coherente, lo que servirá para evitar algunas conjeturas y proporcionará una estructura natural para el paquete reduciendo el desorden.
Comienza con plantillas sólidas y ganadoras: El
gerente o CEO a cargo de hacer su presentación ante el directorio, debe
establecer un estilo propio. Esto no significa que el paquete en si refleje su
habilidad alta o baja para prepararlo, sino que el paquete, al ser producto
de una labor de equipo (siendo el CEO un director de orquesta) refleje un
conjunto de información armónico, donde los temas más relevantes deben ir
primero con una comunicación breve, clara y contundente.
Siguiendo las pautas de la agenda ya pactada, se debe compartir la responsabilidad de la preparación del paquete del directorio con todo el equipo gerencial. El equipo ejecutivo debe participar en el planeamiento del contenido con el CEO, (quien previamente ha coordinado y establecido la estrategia para la junta con el Presidente o con el secretario).
La agenda suele ir de
más a menos en cuanto a la importancia de los temas, por lo que los cuadros e información de
los primeros debe ser muy fácil de digerir ya que lo se quiere lograr debe ser
claro de percibir y argumentar.
Lo
obvio es empezar por definir qué información se incluirá en todos y cada uno de
los cuadros o “diapositivas” del paquete. Lo fundamental aquí es poner límites,
tanto del número de cuadros o “diapositivas” como de la cantidad de información
que cada cuadro debe tener: “Menos es más”
Aparte
de considerar la extensión, tener en cuenta la legibilidad y la facilidad de
comprensión para los miembros de la junta. Utiliza ejemplos útiles de cómo
resumir los detalles en puntos clave para su consideración, antecedentes clave
y una dirección clara sobre las aportaciones o decisiones necesarias.
Elabora un plan para enfocar la reunión y que esté reflejado en el paquete del directorio: ¡Lo primero es el tiempo! Es fundamental seguir los tiempos de la agenda, ni más ni menos. Es tan desastroso acabar antes que acabar después de mucho rato.
En mi experiencia y la de otros directores, la junta no debería tomar más de dos horas.
Por los temas álgidos tales como la
solicitud de inversiones o gastos del presupuesto o asuntos del personal,
recomiendo mucho hacer “Lobby” con los directores:
Hace muchos años un Presidente de la Junta de Directores de la empresa donde yo era el CFO y director y que a la vez era el presidente del "brazo financiero" de toda la corporación, me dijo: “…, no menciones en la reunión ningún tema que no esté en la agenda y no propongas nada que si esté en la agenda sin haberlo conversado antes con el Presidente de la junta y la mayor cantidad de miembros del directorio”.
Fue un gran consejo, ya que los grandes propósitos se pueden perder solo porque no se hace una conversación previa tratando de “ganar” opiniones favorables y ni hablar de lo que comúnmente se dice “sacar conejos del sombrero”, ya que los directorios son formales y se guían por agendas que son muy discutidas y aprobadas.
El CEO debe, en resumen, hacer un “lobby” previo de los asuntos que quiere lograr para la empresa, asi logrará lo que se propone, o no presentará casos que se puedan perder, y último y no menos importante, no afectará su propia imagen.
Empieza con plantillas sólidas e
impactantes: Definir qué información se incluirá en todas y cada una de las
diapositivas, pantallas o vistas del sistema de presentación que se esté
usando.
Efectúa un ensayo general: Muchas veces lo que está en juego en una junta es muy importante para el equipo gerencial. Puede ser una inversión, un proyecto nuevo, un incremento de personal o de sueldos, un cambio en la estrategia actual, entre otros.
Si el paquete esta bien estructurado, es porque responde a un plan
ganador, lo que falta es ensayar la presentación entre los miembros del equipo
gerencial y que lo hagan de una manera muy proactiva, casi en un juego de roles
emulando al directorio. Esto le dará más seguridad al CEO y se depurará más la
presentación.
Claridad de los indicadores: No “inventar” KPI’s nuevos ni esos que debes explicar mucho. Si se puede preparar un resumen de todos los KPI como ayuda, esto puede servir mucho como guía.
Envío anticipado del paquete: No es exagerado pedir que la agenda y las invitaciones vayan con nueve o diez días de anticipación y que el paquete se entregue no menos de 7 días antes de la junta.
Las ventajas son realmente fructíferas desde el punto de vista de preparación por parte de los directores y de su ánimo para discutir los asuntos.
Disciplina: Realmente este punto no le corresponde al CEO sino al Presidente de la Junta.
Se refiere a asuntos como: a) orden del uso de la palabra, b) al hecho que no se usen los
dispositivos móviles salvo emergencias, c) que cada tema se desarrolle dentro del
tiempo otorgado por la agenda y d) que las conversaciones y decisiones no giren en
torno a temas fuera de agenda. El CEO debe apoyar cualquier esfuerzo para que se mantenga la disciplina en la junta.
Espero que los Tips antes mencionados te sean
de utilidad tanto en la preparación del paquete de información, como en tu propia junta.
