La gestión de activos (I)
La importancia de la gestión de activos para lograr ventajas competitivas y rentabilidad
¡Hola!
Este artículo que tiene 2 partes, y se refiere a la
responsabilidad gerencial para con los activos en general que posee la empresa.
Para las grandes corporaciones que ya tienen un “know-how” sobre la gestión que incluso esta adecuadamente establecida y actualizada en los diversos manuales de procedimientos y en general en todo el “compliance” de la empresa (aunque de aquí surgen crisis impensadas muchas veces), este tema no es un gran problema
Son las empresas menores que, con recursos más
modestos y pese a tener equipos gerenciales muy bien enfocados y dispuestos a hacer
bien las cosas, al final del día, deben repartir su tiempo entre las
cosas urgentes y las muy importantes, dejando a veces otros temas no atendidos como se debe y que están en el ambito de la gestión de activos.
Describiré a grandes rasgos, los
temas de la gestión de activos que tú, como gerente, sabrás evaluar en tu
empresa, midiendo los riesgos para determinar cuáles son los más relevantes en tu propia gestión.
Definiciones
La gestión de activos es la función de administrar
y operar los bienes y derechos con valor monetario de una empresa. Para el CEO,
tiene la misma importancia y prioridad que sus otras responsabilidades como las
de producir, vender y obtener ganancias.
En efecto, los gerentes de empresas, no importa si
dirigen grandes corporaciones o empresas menores en tamaño, deben tener claro
que, en la priorización del uso de su tiempo y de su equipo, debe tener en
cuenta la gerencia eficaz y eficiente de todos los activos y derechos
de la empresa ya que los dueños o accionistas de ésta, a través del directorio,
se los están poniendo bajo su cuidado.
No llevar a cabo una gestión profesional de los activos,
podría generar el riesgo de ocasionar ineficiencias y pérdidas
importantes para la empresa.
Para este fin, el término activo incluye a
cualquier cosa de propiedad legal de las organizaciones y que se utiliza en sus
operaciones.
Algunos ejemplos de activos comunes de la empresa
incluyen: computadoras, máquinaria y equipo y otras maquinas, también
escritorios, sillas y documentos, hardware y software, repuestos, montacargas,
vehículos de la empresa y otros.
También los llamados intangibles como la marcas, patentes, royalties, dinero, acciones, documentos por cobrar y otros son activos que deben ser adecuadamente gestionados.
En este sentido, los empleados y el capital también
deben ser considerados activos de la empresa.
Asume que estás dirigiendo una empresa de
logística y que los vehículos de la empresa se descomponen debido a la edad.
¿Cuánto se pierde en ganancias y costos de mantenimiento de emergencia?
Aparte de los costos de reparación de los activos, existen también las pérdidas potenciales por robo o el bajo rendimiento del
negocio como resultado de activos desgastados. Estas fugas de costos se
acumulan rápidamente, y antes de que te des cuenta, estás pagando millones
debido a la mala gestión de los activos.
Asimismo, las estadísticas demuestran que las
empresas en general ya están perdiendo $ 1.1 billones cada año por la
distorsión del inventario, por lo que no es prudente empeorar el problema con
prácticas de gestión de activos deficientes.
La gestión adecuada de los activos implica
adoptar un enfoque sistemático para mantener los activos de modo que
proporcionen un valor óptimo durante el mayor tiempo posible. Esto reduce el gasto
en activos y aumenta el rendimiento del trabajo a través de equipos de alta
calidad.
Los buenos transportistas, armadores, empresas
aéreas, las grandes empresas mineras e industriales que utilizan activos
costosos y sofisticados, saben muy bien que, para optimizar la inversión de su
activo principal de explotación, este debe estar operando, si es posible 24/7,
por lo que es fundamental efectuar un mantenimiento predictivo, preventivo y
correctivo muy profesional, adecuado, y eficiente.
Las empresas deben tener una estrategia integral
para invertir, operar, mantener y actualizar o descartar activos.
Diseñar un plan de uso para los activos, puede
mejorar su vida útil, incluso para otros menores como bolígrafos y martillos.
Esto puede parecer ocioso, pero administrar los activos hasta el más mínimo
detalle le ahorrará a tu negocio mucho de dinero y dolores de cabeza en el
futuro.
Como se pueden imaginar, existe una enorme cantidad
de problemas que debe enfrentar un CEO o un gerente cuando se trata de los
activos que debe “cuidar”, lo que hace que su gestión sea muy complicada, a
menos que tenga un método eficaz y una delegación adecuada.
Les describo a continuación, varios desafíos que,
de no resolverse, impedirían el adecuado rendimiento del negocio:
1. Mantenimiento del tiempo
de actividad de los activos
Invertir en los vehículos y la maquinaria adecuados
es solo una parte de la historia. El otro factor para tener en cuenta es el
tiempo de actividad de sus activos.
La pérdida financiera innecesaria no es el único
impacto de un tiempo de actividad deficiente. Cuando sus activos fallan, sus
empleados no pueden trabajar, lo que afecta a los clientes ya que no pueden
obtener lo que quieren a tiempo.
Los costos de tiempo de inactividad mencionados
anteriormente ahora se amplifican a medida que pierde clientes y paga por el
tiempo de inactividad además de las costosas tarifas de reparación.
La solución es identificar los problemas que
afectan a los activos físicos antes de que causen tiempo de inactividad. Puede
evitar el tiempo de inactividad con programas de mantenimiento consistentes o,
mejor aún, a través del mantenimiento predictivo utilizando tecnología.
Algunas señales para tener en cuenta incluyen
piezas desgastadas, rendimiento de activos de calidad inferior y mayores costos
operativos.
2. Mantenimiento y
reemplazo de activos rentables
Las empresas deben evaluar si un activo debe
continuar manteniéndose o no. A veces, invertir en equipos nuevos puede tener
un mejor retorno de la inversión que facturar múltiples programas de
mantenimiento.
Por ejemplo, si desea reparar un vehículo de la
empresa dañado, ¿tendría más sentido comprar uno nuevo después de tener en
cuenta el kilometraje de su vehículo existente, los costos de reparación y el
rendimiento posterior al mantenimiento?
El desafío aquí surge del conocimiento y la
visibilidad limitados cuando se trata del mantenimiento de activos. Muchas
empresas todavía utilizan una inspección manual para rastrear sus activos.
Si bien esto no es incorrecto per se, se necesita
mucho tiempo y esfuerzo para hacerlo: los trabajadores pueden incluso perder
detalles importantes al evaluar los activos de la empresa.
Otro cuello de botella común es cuando las empresas
no están seguras de si deshacerse de un activo o no. Contrariamente a la
creencia popular, los activos que llegan al final de su vida útil continúan
funcionando, aunque ofrecerán rendimientos menos que óptimos.
3. Costo total de propiedad
Una de las razones por las que las empresas luchan
por administrar sus activos proviene de no comprender el costo total de
propiedad (TCP).
TCO es el precio de compra de un activo sumado con
el costo total de operación, pero hay otras variables clave a considerar,
incluido el valor de reventa, el seguro y las tarifas de capacitación de los
empleados que las empresas pueden haber pasado por alto, lo que difumina sus
cálculos de TCO. No administrar su TCO conduce a gastos desperdiciados.
4. Dificil ubicación de los
activos
Las empresas se esfuerzan al determinar la calidad
y el rendimiento del activo porque hay demasiadas cosas de las que hacer un
seguimiento, mucho más allá de las capacidades de los empleados, lo que hace
que ubicar y cotejar los activos sea deficiente y se traduzca en una mala visivilidad.
Este problema es evidente cuando se habla de
números de serie o de modelo para equipos de la empresa. Su personal no puede
rastrear los códigos numéricos todo el día sin perder productividad debido a la
naturaleza tediosa del trabajo.
La mala visibilidad de los activos también afecta
el movimiento de activos tangibles que se comparten entre ubicaciones.
5. Tomar decisiones de
compra de activos
Los principales activos de la empresa requieren una
cantidad significativa de capital para comprar, lo que puede afectar sus
resultados. Gestionarlos se convierte en un desafío cuesta arriba porque los
presupuestos de la empresa deben equilibrarse bien entre los costos de
inversión y el ROI que requieren los propietarios.
Comprensiblemente, los líderes empresariales no
quieren gastar dinero innecesario. Sin embargo, esta posición puede afectar a
los empleados de nivel inferior que necesitan equipos mejores y modernos para
trabajar mejor.
En la segunda parte veremos unos interesantes tips
con respecto a este tema.
Fuentes:
Compárate Finance Institute® https://corporatefinanceinstitute.com/
https://kissflow.com/finance/asset-management/what-is-asset-management/#wiki
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