Mantener un buen trato a los
proveedores no solo es lo correcto, sino que mejorará la imagen y futuro de tu
empresa
El proveedor, visto como socio de
negocios, es clave para tu modelo de negocio y lo que lo afecte afectará también
a tus operaciones
¡Hola!
Los que hemos tenido que participar en comités de
crisis, de esos que tienen incluso abogados y expertos en comunicación, sabemos
de la importancia de tener a los proveedores del lado de la empresa y muchos
problemas pueden evitarse con una cultura de comunicación abierta y trato
amable.
No solo es un tema de empatía, ya que nosotros
somos a la vez proveedores y quisiéramos un buen trato por parte de nuestros
clientes, sino que también es un asunto de prevención.
La compra de productos y servicios es una función
elemental en una empresa, en especial hoy en día, que con el internet y las
mejoras en las comunicaciones comprar pareciera que se vuelve cada vez más
fácil.
Sin embargo, son las excepciones y los problemas
los que nos indican que es importante hacer entender a nuestros proveedores que
los consideramos nuestros socios estratégicos.
Una buena relación con el proveedor ayuda mucho en
situaciones como:
- Nuestra necesidad de postergar los pagos e incumplir con
los términos acordados en los pedidos de compra en caso de
necesidad imperiosa.
- Calidad de productos recibidos inadecuada.
- Componentes obsoletos.
- Incrementos sorpresivos de precios; y otros
más.
Para enfrentar estos
asuntos es muy importante que las relaciones entre la empresa y el proveedor
estén bien y la comunicación sea fluida y abierta.
Mantener buenas relaciones
con el proveedor con quien se tiene un contacto cotidiano, significa una
relación estrecha entre las dos partes que beneficia a ambos. No
tener buenas relaciones con el proveedor a menudo puede llevar a conflictos y
los conflictos son ciertamente costosos.
Para lograr una
mejor relación, ambas partes (empresa y proveedor) deben tener claro lo que a
cada uno le corresponde y que la relación debe basarse en factores éticos
fundamentales, como sigue:
Obligaciones de
los proveedores
1. Ofrecer la mejor combinación de valor de los productos y/o servicios que
oferta.
2. Calidad de acuerdo con lo ofrecido y aceptado por la empresa.
3. Puntualidad en la entrega del bien o servicio.
4. Capacidad de innovación o adaptación.
5. Tener estándares éticos y de cumplimiento en línea con la empresa que
contrata.
6. Cumplir con sus compromisos financieros y legales.
Obligaciones de
la empresa
1. Tener una política de buen trato a los proveedores.
2. Ser objetivo en el proceso de selección.
3. Ser transparente en toda la relación.
4. Pagar oportunamente.
5. Acompañar al proveedor en el desarrollo de las mejores prácticas.
6. Ser flexible (ser capaz de adaptar su conducta de acuerdo con las
circunstancias).
"Cuida a tus proveedores
como te cuidas a ti mismo" implica proponer a las empresas una mirada
estratégica para con sus proveedores, que llegue a niveles de equilibrio en las
relaciones que se establecen, con el objetivo de cuidar el valor que esa
relación aporta a la marca, a la calidad y a la atención del cliente.
Trata a tu proveedor como un aliado estratégico, ya
que un buen proveedor es aquel que nos entrega un producto en las mejores
condiciones, y que nos permite quedar bien con nuestros propios clientes.
Ojo, que el precio bajo no es la única variable que se debe tener en cuenta para cerrar el trato con un proveedor. Si el proveedor se ve a sí mismo como un aliado estratégico de tu empresa, tal vez pueda darte productos con mejores condiciones, de precio, plazo de entrega y de pago, pedido mínimo, etc. Apóyate en el proveedor para contar con capital de trabajo en la medida de lo posible.
Por ningún motivo debes incurrir en la práctica de
pagarle tarde, mal o nunca sin haberlo antes negociado con el proveedor.
Recuerda que los socios valiosos tienen que conservarse y en consecuencia, se le
debe pagar exactamente de acuerdo con las condiciones pactadas al momento del
pedido y si hay excepciones estas deberán solucionarse con conversaciones
directas y negociaciones del tipo win-win.
Por ejemplo, si hay un
problema de pagos a la vista, tienes que ofrecerle un cronograma a tu
proveedor, para que sepa cuándo puede retirar su dinero. Lo peor que puedes
hacer es no informarle. La postergación del pago a los proveedores es
una típica alternativa usada por muchas empresas para aliviar la
presión de caja.
La comunicación de una empresa no puede estar
sólo basada en lo que se hace de cara a los clientes. Los proveedores son igual
de importantes porque para fines de tu modelo de negocio son, en muchos casos, tú
mismo.
En la
negociación con proveedores, tanto ellos como la compañía conocen el terreno, y
se supone que queremos que la relación continúe hacia el futuro, así que lo más
sensato es procurar que las dos partes estén conformes.
Si se le considera al proveedor una entidad estratégica, un aliado o hasta un socio, no sólo las relaciones mejorarán, lo que ya de por sí creará un sin fin de posibilidades, en los ámbitos de la seguridad, salud, confiabilidad, redundando todo ello, en clientes más fieles al consumo ordenado y consecuente.
