Tips gerenciales para mediana empresa 8

Fondos de la empresa y capital de trabajo

El enfoque del Flujo de Fondos cuando se gerencia una empresa

¡Hola!

Estoy seguro que tienes claro que gestionar una empresa “cuidando” la caja es tan importante como gestionar la parte comercial, manufactura o la logística.

Todos sabemos que si no se vende no hay negocio, y también sabemos que si no controlamos los costos no se gana dinero; pero ¿y el dinero de la empresa?, si lo que llamamos el “cash” no se maneja con eficiencia puede generar riesgos financieros que, al igual que los dos anteriores, pueden llevar a la quiebra a una empresa al enfocarse en la venta y no controlar los costos.

Cuando eres gerente y te toca controlar o planear el efectivo o caja, ¿le pides al financiero del equipo un flujo de caja o un flujo de fondos?

Existe una diferencia entre efectivo y fondos que aquí te la explico.

El efectivo o caja es, en definitiva, el inicio y el final de cada negocio o emprendimiento cuando éste se realiza con fines de lucro.

Por otro lado, como gerentes debemos siempre esforzarnos en cobrar los créditos otorgados a nuestros clientes y también cumplir con nuestros proveedores cancelando los pasivos pendientes.

Vender, cobrar y pagar es la esencia de las transacciones, y es tan importante “cerrar” una operación de venta o de compra, como cobrar la venta o pagar la deuda si se efectuaron al crédito.

Lo anterior sirve de base para llevarte a un concepto que podría ser más preciso que analizar solamente el movimiento del efectivo en caja (también llamado el flujo de caja o “cash flow”) de un periodo dado. Se trata de los fondos, su origen, su destino y sus variaciones; en otras palabras, el flujo de fondos de la empresa.

Por años, los contadores de todas las corporaciones se han ocupado de producir invariablemente 4 estados financieros básicos y que inclusive se auditan para poder “leer” con fidelidad la posición financiera de la empresa. Estos son: 1) el Balance General; 2) el Estado de Ganancias y Pérdidas; 3) el estado de variaciones en el Patrimonio y, finalmente 4) el estado de Origen y Aplicación de fondos.

Con respecto al Estado de Origen y Aplicación de Fondos, no desarrollaré las técnicas y la teoría que hay detrás de este importante instrumento contable, sino que solo me limitaré al concepto de fondos, que inspira aquel estado ya que este concepto de fondos es más realista a la hora de gestionar una empresa, conjuntamente con el concepto de Capital de Trabajo que se desprende de estos mismos elementos. 

Basicamente, cuando un gerente se preocupa por la caja, en realidad se está focalizando más en temas contingentes o riesgos que nacen de otras fuentes, ya que la caja sería el objetivo final y no necesariamente la razón de su preocupación.

Ejemplos de causas de estrechez en la caja son: Las cuentas por cobrar no se están cobrando, las ventas se están cayendo, los costos se están incrementando, los proveedores están presionando al pago o los prestamos están venciéndose y no hay suficiente efectivo o también tengo más inventarios de los que debería tener y al no poderlos convertir en ventas tengo presiones de caja.

Estas situaciones las viven los gerentes día a día y son absolutamente normales, debido a que las empresas son entidades que están en una permanente dinámica de transacciones y dentro de ella coexisten el flujo de efectivo y la contingencia que este flujo no se realice de acuerdo a lo esperado.

Los fondos, desde un punto de vista financiero, son la cantidad de dinero, en efectivo y en crédito, fluyendo dentro y fuera de un negocio. Un flujo de fondos positivo es más dinero entrando que saliendo y un flujo negativo es menos dinero entrando que el necesario para cubrir los gastos del negocio.

Observen como ejemplo el siguiente balance general simple y comparativo de una empresa:

Lo primero que se observa en este balance comparativo, es que la caja aumentó de un año a otro en un 100% (de 20 a 40), lo que hará que el gerente se sienta satisfecho por la creación de efectivo en el periodo.

Las cuentas por cobrar también han aumentado aproximadamente un 10%, (de 110 a 120). Esto significó menos efectivo que ha entrado a la empresa por otorgar más créditos que en el periodo anterior.

Los inventarios se han incrementado en 20 (de 120 a 140) que significa que hay más artículos por vender y en consecuencia se han usado efectivo para este incremento no compensado al cierre del ejercicio.

El caso de las cuentas por pagar es inverso, el incremento de 100 (de 80 a 180) significa que la empresa ha dejado de usar efectivo en el año por este importe financiándose de sus proveedores, lo que redundó en el no uso de efectivo.

Los tres elementos arriba analizados: Cuentas por Cobrar (CXC); Inventarios (INV); y Cuentas por Pagar (CXP) componen juntos lo que se denomina El Capital de Trabajo de la empresa o simplemente los fondos corrientes. Las variaciones periódicas de estos fondos corrientes representan las variaciones del capital de trabajo de las empresas y es lo que los contadores usan para preparar el estado de origen y aplicación de fondo.

Se usa el término origen porque se puede distinguir tres orígenes: a) Operativo; b) Financiero; y c) de inversión.

Los cambios en el capital de trabajo arriba descrito componen el origen y aplicación de los fondos operativos o de capital de trabajo.

Los cambios en los fondos financieros y de inversión son flujos de fondos de naturaleza financiera (préstamos bancarios, por ejemplo) y de inversión (movimientos patrimoniales, por ejemplo), respectivamente.

El capital de trabajo está formado por la suma de las cuentas por cobrar más los inventarios, menos las cuentas por pagar (CXO +INV-CXP). Estos elementos no son efectivo o caja, pero se convertirán en efectivo cuando se cumplan las condiciones de pago o de realización que les corresponde.  

Por otro lado, si queremos reconocer que la empresa ha generado o usado fondos operativos, entonces solamente debemos comparar el capital de trabajo de un año a otro.

Usando el ejemplo, los capitales de trabajo inicial y final se calcularían como sigue:

El Capital de trabajo es en esencia un activo que refleja el movimiento de fondos en un periodo corriente. 

No se deben confundir, en el ejemplo la empresa tiene la buena noticia que la inversión en capital de trabajo es menor y en consecuencia se han originado fondos para la empresa, caso contrario es que se habrían utilizado o aplicado los fondos.

El Capital de trabajo debe rotar durante un periodo, no debe estancarse con cuentas por cobrar morosas, inventarios de baja rotación o cuentas por pagar que reflejen términos de pagos en periodos muy cortos. El capital de trabajo alto es costoso.

El gerente que piensa en fondos más que en efectivo, se está focalizando en las tres partidas del capital de trabajo lo que le permite una gestión más eficiente.

Un Tip interesante es calcular cuál ser el comportamiento de los clientes para el pago de créditos y cuál será la política de créditos, la misma que debe ser muy estricta cuando se establece un negocio. La gestión demostrara el valor de estos cálculas los que se ajustarán con el tiempo.

Asimismo, en el caso de los inventarios, se debe buscar un manejo logístico eficiente que minimice el inventario y lo haga “rotar” de acuerdo al plan establecido sin asumir obsoletos, mermas, o bienes dañados que siempre van a significar una perdida y una mala inversión en el capital de trabajo.

Por último, en el caso de las cuentas por pagar, se puede observar en el ejemplo que la variación es a todas luces positiva. No siempre es así, debe tenerse en cuenta que esta situación debería corresponder a que las condiciones crediticias pactadas con el proveedor sean razonables. Este crédito recibido es usualmente más barato que el de los bancos.

Te recomiendo que utilices un indicador de gestión muy simple que es el cálculo de dividir el capital de trabajo neto por las ventas (CT/Ventas netas). La comparación periódica de este indicador les dirá si tienen un uso eficiente de fondos. Si el porcentaje aumenta es porque ha incrementado el capital de trabajo y  si decrece, es porque el capital de trabajo ha disminuido y se han generado fondos para las operaciones.

En un futuro artículo me dedicaré al estado de origen y aplicación, a las decisiones financieras y de inversión, pero te recomiendo empieces a utilizar al capital de trabajo como un indicador de fondos y no te arrepentirás.